Evenement: melding of vergunning?

Beleidsregels - vergunningsprocedure evenementen

Bekijk hier: Infographic beleidsregels evenementen in het kort

Deze beleidsregels, zoals bedoeld in art. 4:81 Awb, is vastgesteld door de burgemeester van Bergen op Zoom op 10 juni 2021. De Gemeentewet art. 174 en de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de Gemeente Bergen op Zoom vormen de kaders van deze beleidsregels.

Definities

Meldingsplichtige evenementen

Evenementen waarvan organisatoren enkel melding hoeven te maken bij de gemeente. Om welke evenementen dit gaat, is gedefinieerd in art. 2.24 lid 3 van de APV:

1. Het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 250 personen;
2. De activiteiten plaatsvinden tussen 09.00 uur en 24.00 uur;
3. Geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 07.00 uur of na 23.00 uur, of in dit tijdsbestek het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 70 dB(A) en 83 dB(C) op de gevels van omringende woningen niet wordt overschreden;
4. De activiteiten geen belemmering vormen voor het verkeer en de hulpdiensten; en
5. Slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 50 vierkante meter per object.

Vergunningsplichtige evenementen

Evenementen waarvoor organisatoren een vergunning nodig hebben van de gemeente. Hierop zijn onder meer art. 2:25 en 2.25a van de APV van toepassing. Wat nodig is voor het verkrijgen van een vergunning, hangt af van de grootte en de risico’s van het evenement.

A-, B- en C-evenementen

Gemeente Bergen op Zoom volgt de definities voor A-, B- en C-evenementen zoals geformuleerd in de Handreiking Evenementenveiligheid (HEV 2018) van het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV):

1. Regulier evenement (A): de voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten niet noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.
2. Aandacht evenement (B): de voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten voorstelbaar worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.
3. Risicovol evenement (C): de voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

Ontvankelijkheid en volledigheid

Gemeente Bergen op Zoom hanteert de volgende definities voor ‘ontvankelijkheid’ en ‘volledigheid’:

1. Ontvankelijkheid: een vergunning is ontvankelijk als de aanvraag aan de formele voorwaarden voldoet, oftewel als de aanvraag op de juiste wijze is ingediend zoals beschreven in deze beleidsregels en als de benodigde informatie is aangeleverd die nodig is om de aanvraag te kunnen beoordelen;
2. Volledigheid: een volledige aanvraag bevat minimaal een volledig ingevuld aanvraagformulier, het draaiboek met minimaal de programmering/het activiteitenoverzicht en de inrichtings-tekeningen die voldoen aan het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bbgbop). Afhankelijk van het evenement kan de Gemeente Bergen op Zoom daarnaast verzoeken om een beveiligingsplan, calamiteitenplan, brandveiligheidsplan, communicatieplan, medisch plan en/of verkeersplan of mobiliteitsplan.

Meerjarige vergunningen

Een aantal evenementen vindt jaarlijks plaats en wordt op dezelfde wijze georganiseerd. Deze evenementen kunnen in aanmerking komen voor een meerjarige vergunning. De burgemeester verstrekt een meerjarige vergunning voor maximaal drie jaar onder de volgende voorwaarden:

1. Het evenement wordt drie jaar achtereen georganiseerd conform dezelfde opzet en heeft hiervoor een vergunning ontvangen;
2. Het evenement wijzigt jaarlijks weinig qua aard en omvang;
3. Het evenement wordt jaarlijks op dezelfde locatie georganiseerd;
4. In de afgelopen drie jaar zijn geen (ernstige) overtredingen of gegronde klachten geweest;

Verder moeten meerjarig vergunde evenementen jaarlijks vóór 1 oktober worden aangemeld voor de evenementenkalender. Ook geeft de organisator van een meerjarig vergund evenement administratieve wijzigingen, zoals contactpersonen en telefoonnummers, uiterlijk 12 weken voor aanvang van het evenement schriftelijk door aan de Gemeente Bergen op Zoom. 

1. Meldingsplichtige evenementen
   1. Melding indienen

Ten minste vier weken voorafgaand aan het evenement dient de organisator de melding in, zoals beschreven in art. 2.25 lid 3 van de APV. Het formulier voor het indienen van de melding is te vinden op de website van de Gemeente Bergen op Zoom. De organisator moet de melding volledig en juist indienen.

1. 1. Melding beoordelen
      1. Bevestigen volledigheid en juistheid

Zo snel mogelijk na ontvangst van de melding bevestigt de Gemeente Bergen op Zoom aan de indiener of de melding volledig en juist is ingediend.

1. 1. 1. Besluiten over melding

Binnen 14 dagen na ontvangst van de melding kan de Gemeente Bergen op Zoom besluiten het evenement te verbieden of nadere regels te verbinden aan het evenement, zoals beschreven in art. 2.25 lid 4 van de APV.

1. 1. Hulpdiensten informeren

Zo snel mogelijk na het besluit over de melding brengt de Gemeente Bergen op Zoom, voor zover dat nodig of wenselijk is, de hulpdiensten op de hoogte van het evenement.

1. Vergunningsplichtige evenementen
   1. Vooraankondiging doen
      1. Vooraankondiging door organisator

Vóór 1 oktober doet de organisator vooraankondiging bij de Gemeente Bergen op Zoom van een vergunnings-plichtig evenement dat in het komende jaar plaatsvindt. De organisator meldt dit via het mailadres evenementenloket@bergenopzoom.nl. Indien organisatoren na 1 oktober een vooraankondiging doen, geldt dat evenementen die reeds een plaats hebben op de evenementenkalender voorrang krijgen.

1. 1. 1. Concept evenementenkalender opstellen

Zo snel mogelijk na 1 oktober legt de Gemeente Bergen op Zoom de concept evenementenkalender voor aan de interne diensten en hulpdiensten. Vóór 1 december overlegt de Gemeente Bergen op Zoom met organisatoren en hulpdiensten over eventuele onwenselijkheden in de concept evenementenkalender.

1. 1. 1. Evenementenkalender vaststellen

Vóór 1 december stelt de Gemeente Bergen op Zoom de evenementenkalender vast. Zo snel mogelijk na vaststelling, doch vóór 1 januari publiceert de Gemeente Bergen op Zoom de kalender op haar website.

1. 1. Aanvraag indienen
      1. Vooroverleg voeren

Ruim voor de uiterlijke datum van het indienen van de vergunningaanvraag kunnen de organisator en de Gemeente Bergen op Zoom een vooroverleg voeren, op initiatief van de organisator. Dit overleg is bedoeld om informatie uit te wisselen over het beoogde evenement, het proces van vergunningverlening en de wederzijdse verwachtingen. Desgewenst sluiten ook de hulpdiensten hierbij aan. De Gemeente Bergen op Zoom streeft ernaar om de eerste vooroverleggen over B- en C-evenementen minimaal 28 weken voorafgaand aan het evenement te voeren.

1. 1. 1. Behandelcategorie bepalen

Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de aanvraag bepaalt de Gemeente Bergen op Zoom op basis van de Behandelscan Evenementen Brabant de behandelcategorie en (A, B of C) en de behandelaanpak:

1. Bij A-evenementen is in principe monodisciplinaire advisering optioneel en is geen sprake van multidisciplinaire behandeling.
2. Bij B-evenementen is in principe sprake van monodisciplinaire advisering en is multidisciplinaire behandeling optioneel.
3. Bij C-evenementen is in principe geen sprake van monodisciplinaire advisering maar van multidisciplinaire behandeling.

Tijdens het voorbereidings-traject kan de behandelaanpak worden op- of afgeschaald door voortschrijdend inzicht, gewijzigde plannen van de organisator of op basis van kennis en ervaring.

1. 1. 1. Volledige aanvraag indienen

De indieningstermijn verschilt per type evenement:

1. Ten minste acht weken voorafgaand aan het evenement dient de organisator de volledige vergunningaanvraag voor een A-evenement in.
2. Ten minste twaalf weken voorafgaand aan het evenement dient de organisator de volledige vergunningaanvraag voor een B-evenementen in.
3. Ten minste twaalf weken voorafgaand aan het evenement dient de organisator de volledige vergunningaanvraag voor een C-evenement in.

Als de organisator de volledige aanvraag voor een evenementenvergunning indient na het verlopen van de indieningstermijn kan de Gemeente Bergen op Zoom de aanvraag weigeren, op grond van artikel 2.25a lid 2 van de APV.

1. 1. 1. Aanvraag aanvullen

Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de aanvraag beoordeelt de Gemeente Bergen op Zoom of de aanvraag ontvankelijk en volledig is. Als blijkt dat de aanvraag niet volledig of niet ontvankelijk is, stelt de Gemeente Bergen op Zoom de aanvrager in de gelegenheid om de aanvraag binnen een redelijke termijn aan te vullen. Hiervoor geldt als vuistregel een maximale aanvullingstermijn van twee weken.

1. 1. Signaleren en adviseren
      1. Advisering door hulpdiensten

Binnen tien werkdagen na ontvangst van de volledige aanvraag geven de hulpdiensten (brandweer, politie en geneeskundige zorg) advies over de aanvraag. In hoeverre advisering door de hulpdiensten nodig is, hangt af van de behandelaanpak (2.2.3).

1. 1. 1. Aanvraag aanvullen

Als blijkt dat de aanvraag nog niet volledig is, stelt de Gemeente Bergen op Zoom de aanvrager in de gelegenheid om de aanvraag binnen een redelijke termijn aan te vullen. Hiervoor geldt als vuistregel een maximale aanvullingstermijn van twee weken.

1. 1. Besluiten over aanvraag
      1. Besluiten op de aanvraag

Binnen een redelijke termijn, doch uiterlijk binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag, beslist de Gemeente Bergen op Zoom over de aanvraag, of maakt ze een nieuwe redelijke beslistermijn bekend, en stelt ze een beschikking op inclusief de eventuele nadere voorschriften. De gemeente toetst ook of ander bevoegde gezag akkoord heeft gegeven op de aanvraag.

1. 1. 1. Publiceren besluit

Zo snel mogelijk na het nemen van het besluit publiceert de Gemeente Bergen op Zoom het besluit.

1. 1. 1. Bezwaar indienen

Binnen zes weken na publicatie van het besluit kunnen belanghebbenden een bezwaarschrift indienen bij de burgemeester en een verzoek om een voorlopige voorziening aanvragen bij de rechtbank.  

1. 1. Operationele voorbereiding
      1. Delen van de plannen

Zo snel mogelijk na het besluit op de aanvraag deelt de Gemeente Bergen op Zoom de plannen rond het evenement met de betrokken partijen.

1. 1. 1. Tolerantiegrenzen vaststellen

De Veiligheids-driehoek kan beleidsuitgangspunten en tolerantiegrenzen voor het evenement vaststellen. Hierbij valt te denken aan het te hanteren drugsbeleid van een evenement en de inzet van politie.

1. 1. 1. Doorleefsessie organiseren

Uiterlijk twee weken voorafgaand aan het evenement kan de Gemeente Bergen op Zoom een ‘doorleefsessie’ organiseren. Deze sessie is bedoeld om incidentscenario’s met elkaar te bespreken, ervaringen uit te wisselen en de maatregelen uit het calamiteitenplan en de planvorming van de hulpdiensten te bespreken. Een doorleefsessie is in principe alleen nodig bij C-evenementen.

1. 1. Uitvoering en evaluatie
      1. Schouw uitvoeren

Voorafgaand aan het evenement kan de Gemeente Bergen op Zoom een ‘schouw’ uitvoeren. Deze schouw is bedoeld om te controleren of de (veiligheids-)voorzieningen uit de vergunning getroffen zijn en nageleefd worden.

1. 1. 1. Veiligheidsoverleg voeren

Tijdens het evenement kan een gezamenlijk veiligheidsoverleg het evenement coördineren. Het overleg gaat over het veiligheidsmanagement van het evenement, crowdmanagement en/of de voorbereidingen voorafgaande aan crisisbeheersing (‘’koude fase’’) – voor crisisbeheersing (‘’warme fase’’) is er de reguliere opschalings-structuur conform het Regionaal Crisisplan.

1. 1. 1. Evaluatie uitvoeren

Na het evenement kan de Gemeente Bergen op Zoom het initiatief nemen voor het uitvoeren van een evaluatie. Bij terugkerende evenementen worden de uitkomsten van de evaluatie gebruikt als input voor de vergunningverlening van de volgende editie.